Er is geen simpele oplossing voor de inkoop van medische materialen in crisissituaties

De COVID-19-crisis veroorzaakte wereldwijd zowel ongekende pieken in de vraag naar persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) en beademingsapparatuur als verstoringen in de bevoorradingsketen voor deze producten. In deel I van het onderzoek ‘Material Supply Strategy in a Crisis’ (MaSSC) dat vandaag openbaar is gemaakt worden zes onderling samenhangende oplossingsrichtingen gepresenteerd. In dit onderzoek is een analyse gemaakt van de inkoop van schaarse medische materialen zoals mondkapjes en beademingsapparatuur tijdens de eerste fase van de COVID-19 pandemie. Het onderzoek werpt licht op de diverse uitdagingen waar ziekenhuizen, zorginstellingen en de landelijke initiatieven tegenaan liepen – en hoe deze uitdagingen onderling verband houden.  

Nadenken over inkoop eventuele volgende pandemie

Niels Uenk, directeur van PPRC en projectleider van het onderzoek: “Wij wilden weten wat we kunnen leren van de eerste fase van de COVID-19 crisis daar waar het gaat om de inkoop en logistiek van schaarse medische materialen voor organisaties in de zorg. Op basis van 60 interviews met betrokkenen uit organisaties op landelijk niveau en uit de care en cure sector presenteren wij zes samenhangende oplossingsrichtingen. Eén daarvan is het beperken van afhankelijkheid van buitenlandse producenten door opzetten van productiefaciliteiten dichterbij huis, of door middel van een ijzeren voorraad. Het bundelen van inkoopmacht (tijdens crises) en het professionaliseren van de inkoop, zijn twee anderen. Ook de bestuurlijke aspecten zijn niet vergeten, zoals het opzetten van een crisisprotocol en informatiesystemen. Door de inzichten van verschillende betrokkenen te bundelen kunnen we nu nadenken over de strategieën tijdens een eventuele volgende pandemie.” 

Van routine-inkoop naar crisissituatie: gebrek aan vertrouwen en coördinatie

In stabiele tijden is de inkoop van deze materialen, met name van PBM’s, een routineoperatie. Dit veranderde drastisch, en de schaarste van medische materialen dreigde een knelpunt te worden voor de capaciteit van gezondheidszorgsystemen wereldwijd. Kees Ahaus, hoogleraar Health Services Management & Organisation bij Erasmus Universiteit Rotterdam: “Tijdens deze crisissituatie lag een aantal zaken onder vuur. Denk aan dat directies en medewerkers van verpleeg- en verzorgingshuizen zich niet gezien voelden of dat niet alle organisaties bereid waren hun informatie over voorraden te delen. Dat heeft onder andere te maken met vertrouwen en gebrek aan coördinatie. In dit onderzoek waren we daar ook kritisch op en wilden we dit beeld zichtbaar maken en onderkennen.” Erik van Raaij, hoogleraar Purchasing & Supply Management in Healthcare bij Erasmus Universiteit Rotterdam vult aan: “Het blijkt dat er gedurende de looptijd van de crisis een verschil is tussen de eerste fase, waarbij je veel creatieve strategieën ziet op het niveau van de individuele zorginstellingen en de latere fases waarin de nadruk meer komt te liggen op nationale coördinatie van inkoop en voorraadbeheer.”

Voorbereid zijn op toekomstige crises – Geen eenvoudige oplossingen

Zorgen voor een grotere aanvoer van kritieke materialen is een duidelijk en voor de hand liggend doel, maar het is verre van eenvoudig te bereiken. 

Esmee Peters, PhD onderzoeker Public Procurement and Crisis Management aan de Universiteit Twente en PPRC: “We weten bijvoorbeeld van tevoren niet precies welke producten bij een volgende crisis nodig zijn, laat staan wanneer en waar. Voorraden aanhouden is ook duur en producten hebben een houdbaarheidsdatum. Moeten we de eindproducten opslaan, of de grondstoffen waarmee snel een grotere verscheidenheid aan producten kan worden geproduceerd? Er zijn geen eenvoudige oplossingen als het gaat om de aanschaf van schaarse medische materialen in tijden van crisis. Dat geldt niet alleen voor Nederland, maar ook internationaal, zoals we begin 2022 in deel II zullen laten zien.”

Louise Knight, hoogleraar Public Sector & Healthcare Procurement aan de Universiteit Twente voegt toe: “Een belangrijke les uit ons onderzoek is dat we moeten kijken naar het onderliggende inkoopsysteem; niet naar één organisatie of één mogelijke oplossing. Ons onderzoek beperkt zich niet tot het opmerken van belangrijke gebeurtenissen en in het oog springende initiatieven alleen; het is een holistische analyse van een zeer complex, dynamisch systeem. Elk van de zes oplossingsrichtingen is slechts één bouwsteen voor de ontwikkeling van een coherenter systeem waarmee op toekomstige crisissituaties beter kan worden gereageerd”. 

Meer informatie

Het onderzoek (bestaande uit twee delen) is een samenwerking tussen PPRC (Public Procurement Research Centre), Universiteit Twente, Erasmus Universiteit Rotterdam en IRSPP (International Research Study of Public Procurement) en wordt gefinancierd door ZonMw als onderdeel van het COVID-19 programma. Het volledige rapport is hier te downloaden.

Persvragen kunnen gesteld worden aan:

Niels Uenk, niels.uenk@pprc.eu, +31 (0) 6 16 38 2562.